Nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam

Trong các cơ quan hành chính, bệnh viện, ngân hàng, trung tâm dịch vụ hay doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn, việc tổ chức & điều phối lượt phục vụ là yếu tố quan trọng để giảm thời gian chờ, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hệ thống xếp hàng được phát triển nhằm tự động hóa quy trình lấy số, gọi số & điều phối khách hàng đến đúng quầy phục vụ. Tuy nhiên, hiệu quả của hệ thống phụ thuộc nhiều vào chất lượng thiết bị, phần mềm cũng như năng lực triển khai của đơn vị. Vì vậy, việc tìm kiếm nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam là bước cần thiết trước khi quyết định đầu tư. 

Hệ thống xếp hàng là gì?

Hệ thống xếp hàng là giải pháp công nghệ giúp quản lý thứ tự phục vụ của khách hàng tại các điểm giao dịch như trung tâm hành chính công, ngân hàng, bệnh viện,… Thay vì phải xếp hàng trực tiếp/chờ nhân viên hướng dẫn, khách hàng có thể lấy số thứ tự & theo dõi thông tin được hiển thị trên màn hình.

Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System – QMS) thường bao gồm:

– Máy lấy số thứ tự: cho phép khách hàng lựa chọn dịch vụ & nhận số

– Phần mềm quản lý xếp hàng: quản lý lượt khách, quầy phục vụ & trạng thái xử lý

– Màn hình hiển thị: hiển thị số thứ tự, quầy phục vụ & các thông tin cần thiết

– Thiết bị gọi số: nhân viên sử dụng để gọi lượt tiếp theo/gọi lại khách hàng

– Hệ thống âm thanh: phát thông báo số thứ tự & quầy phục vụ 

– Thiết bị phụ trợ: máy in phiếu, màn hình cảm ứng, bảng LED & các thiết bị kết nối khác

Tuỳ vào quy mô & đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống đơn giản cho một khu vực/giải pháp quản lý nhiều quầy, nhiều phòng ban. 

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống xếp hàng tự động?

Giảm trình trạng khách hàng phải chờ đợi trực tiếp

Khi không có hệ thống điều phối, khách hàng thường phải đứng xếp hàng/liên tục hỏi nhân viên về thứ tự phục vụ, điều này dễ tạo ra tình trạng chen lấn, nhầm lượt/tập trung đông người tại khu vực giao dịch. Hệ thống xếp hàng giúp mỗi khách hàng có một số thứ tự riêng. Sau khi lấy số, khách có thể ngồi chờ & theo dõi thông tin trên màn hình. 

Điều phối khách hàng đến đúng quầy phục vụ 

Phần mềm có thể quản lý nhiều quầy & nhiều loại dịch vụ khác nhau. Khi nhân viên gọi số, hệ thống xác định lượt tiếp theo theo quy tắc đã thiết lập, giúp quá trình phân bổ khách hàng giữa các quầy được rõ ràng, hạn chế việc khách chọn nhầm quầy/phải di chuyển nhiều lần. 

Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên 

Nhân viên không phải mất nhiều thời gian để hướng dẫn thứ tự/gọi khách thủ công. Các thao tác gọi số, chuyển lượt, gọi lại hoặc kết thúc giao dịch được thực hiện trực tiếp trên phần mềm/thiết bị điều khiển. Dữ liệu từ hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi số lượng khách hàng, thời gian phục vụ & tình trạng hoạt động của từng quầy một cách chính xác. 

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Một quy trình phục vụ rõ ràng giúp khách hàng chủ động hơn trong thời gian chờ. Thông tin số thứ tự & quầy phục vụ được hiển thị trực quan, kết hợp thông báo bằng âm thanh để hạn chế bỏ lỡ lượt. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho cơ quan, doanh nghiệp.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam

Không phải hệ thống xếp hàng nào cũng có cấu hình & quy trình vận hành giống nhau. Do vậy, khi tìm nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam, doanh nghiệp nên xem xét các tiêu chí quan trọng sau:

Kinh nghiệm triển khai thực tế

Đơn vị cung cấp cần có kinh nghiệm triển khai hệ thống tại nhiều mô hình khác nhau. Đây chính là cơ sở để đánh giá khả năng khảo sát, thiết kế giải pháp & xử lý những vấn đề phát sinh trong vấn đề vận hành. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu các dự án đã triển khai, lĩnh vực khách hàng & quy mô hệ thống trước khi đưa ra quyết định.

Thiết bị có chất lượng ổn định 

Hệ thống xếp hàng thường hoạt động liên tục trong nhiều giờ làm việc nên các thiết bị như máy lấy số, màn hình cảm ứng, bộ gọi số hay máy in cần có độ ổn định cao. Bên cạnh thông số kỹ thuật, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến khả năng thay thế linh kiện, thời gian bảo hành & chính sách hỗ trợ sau bán hàng.

Phần mềm có khả năng tùy chỉnh linh hoạt 

Mỗi đơn vị có một quy trình phục vụ khách hàng khác nhau. Vì vậy, phần mềm không nên chỉ đáp ứng chức năng gọi số cơ bản mà cần có khả năng cấu hình theo nhu cầu. Một số chức năng có thể bao gồm như tạo – quản lý nhiều loại dịch vụ, phân bổ khách hàng theo từng quầy, gọi số tiếp theo/gọi lại, theo dõi trạng thái giao dịch, quản lý nhiều khu vực phục vụ, thống kê số lượng lượt khách, phân quyền người sử dụng,…

Dịch vụ triển khai, bảo trì

Một nhà cung cấp uy tín không chỉ bàn giao thiết bị, mà còn cần hỗ trợ khảo sát, lắp đặt, cấu hình, hướng dẫn sử dụng & bảo trì. Đặc biệt, với các hệ thống được sử dụng tại trung tâm hành chính, bệnh viện, ngân hàng, thời gian xử lý sự cố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động phục vụ khách hàng. Vì vậy, chính sách hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai cần được thống nhất ngay từ đầu. 

ATPro – Nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam

ATPro cung cấp các giải pháp hệ thống xếp hàng phục vụ nhu cầu quản lý & điều phối khách hàng tại cơ quan hành chính, trung tâm dịch vụ, ngân hàng, bệnh viện & nhiều mô hình khác. Hệ thống được thiết kế với các thiết bị như máy lấy số, màn hình hiển thị, bộ gọi số, loa thông báo & phần mềm quản lý, giúp doanh nghiệp tổ chức quy trình phục vụ khoa học, hạn chế tối đa tình trạng chờ đợi & nhầm lượt.

Với khả năng tư vấn & triển khai theo nhu cầu thực tế, ATPro – Nhà cung cấp hệ thống xếp hàng uy tín tại Việt Nam hướng đến các giải pháp có tính ổn định, dễ vận hành & có khả năng mở rộng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cấu hình phù hợp với số lượng quầy, loại hình dịch vụ & quy mô khách hàng, đồng thời được hỗ trợ trong quá trình lắp đặt, hướng dẫn sử dụng & bảo trì hệ thống.

>>> Xem thêm: Nhà cung cấp bảng LED năng suất uy tín tại Việt Nam

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Giải pháp Kỹ thuật Ấn Tượng

Điện thoại: 028.3842.5001

Email: info@atpro.com.vn

Website: www.atpro.com.vn