Nhà cung cấp phần mềm gọi số xếp hàng tự động uy tín tại Việt Nam

Phần mềm gọi số xếp hàng tự động là một trong những thành phần trong hệ thống xếp hàng tự động. Phần mềm giúp doanh nghiệp trong việc quản lý, tối ưu quy trình phục vụ, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm gọi số xếp hàng tự động uy tín tại Việt Nam sẽ giúp việc triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế, dễ dàng quản lý và vận hành hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu phần mềm gọi số xếp hàng tự động 

Phần mềm lấy số xếp hàng tự động là giải pháp công nghệ được thiết kế nhằm quản lý quy trình xếp hàng và điều phối lượt phục vụ khách hàng một cách tự động, nhanh chóng, hiệu quả. Phần mềm hoạt động kết hợp với các thiết bị phần cứng như kiosk lấy số, máy in phiếu thứ tự, màn hình hiển thị và loa gọi số, giúp khách hàng dễ dàng lấy số, theo dõi thứ tự chờ và nhận thông báo khi đến lượt. Hỗ trợ nhân viên quản lý lượt gọi, điều phối khách hàng tại các quầy giao dịch, góp phần giảm thời gian chờ đợi, hạn chế tình trạng chen lấn và nâng cao chất lượng phục vụ.

Phần mềm gọi số xếp hàng tự động bao gồm những chức năng nào? 

Quản lý số thứ tự và hàng chờ

Phần mềm cho phép quản lý tập trung danh sách khách hàng và số thứ tự trong từng hàng chờ. Nhân viên theo dõi số đang phục vụ, danh sách khách hàng đang chờ, khách hàng đã được phục vụ và các trường hợp bị qua lượt ngay trên giao diện làm việc.

Việc quản lý tập trung giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát tình trạng hàng chờ, hạn chế nhầm lẫn giữa các lượt khách và chủ động xử lý khi số lượng khách tăng cao.

Gọi số, gọi lại và bỏ qua lượt

Nhân viên tại quầy có thể thao tác trực tiếp trên phần mềm để điều khiển lượt phục vụ. Một số chức năng chính gồm:

• Call Next: Gọi khách hàng tiếp theo trong danh sách chờ.
• Recall: Gọi lại số đã được gọi nhưng khách hàng chưa đến quầy.
• Skip: Bỏ qua lượt khi khách hàng không có mặt sau khi được gọi.
• Transfer: Chuyển khách hàng sang quầy khác khi cần tiếp tục sử dụng dịch vụ tại một bộ phận khác.

Nhờ đó, nhân viên xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh mà vẫn duy trì được thứ tự và trạng thái của hàng chờ.

Điều phối khách hàng đến từng quầy

Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin các quầy phục vụ và phân bổ khách hàng theo từng dịch vụ. Khi cần thay đổi điểm phục vụ, nhân viên sử dụng chức năng Transfer để chuyển khách hàng sang quầy phù hợp.

Ở cấp quản trị, Admin  thêm, xóa hoặc điều chỉnh thông tin các quầy dịch vụ. Điều này giúp hệ thống dễ dàng thay đổi theo cơ cấu và quy trình phục vụ thực tế của từng đơn vị.

Hiển thị số thứ tự trên màn hình

Khi khách hàng lấy số hoặc đăng ký lịch hẹn, thông tin hàng chờ có thể được hiển thị trên màn hình TV/LCD tại khu vực phục vụ. Màn hình giúp khách hàng theo dõi số đang được gọi và trạng thái hàng đợi mà không cần liên tục hỏi nhân viên.

Bên cạnh màn hình chung, hệ thống còn hỗ trợ giao diện hiển thị số thứ tự tại quầy, giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng nhận biết thông tin phục vụ.

Phát thông báo gọi số bằng âm thanh

Khi nhân viên thực hiện thao tác gọi số, hệ thống kết hợp với loa phát thanh để thông báo số thứ tự và hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy phục vụ. Chức năng này đặc biệt hữu ích tại những nơi có lượng khách đông hoặc không gian rộng.

Việc kết hợp màn hình hiển thị và âm thanh gọi số giúp khách hàng nhận biết lượt của mình ngay cả khi không liên tục quan sát màn hình.

Đặt lịch hẹn và lấy số trực tuyến

Khách hàng đăng ký lịch hẹn từ xa bằng smartphone, tablet hoặc laptop thông qua trang Booking trên trình duyệt. Hệ thống cũng hỗ trợ truy cập bằng mã QR nếu đơn vị triển khai. Người dùng lựa chọn dịch vụ, quầy và thời gian mong muốn, sau đó nhập các thông tin được yêu cầu để hoàn tất đăng ký.

Theo thông tin ATPro công bố, hệ thống còn hỗ trợ cấu hình Zalo ZNS để gửi thông báo xác nhận khi khách hàng đặt lịch. Điều này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian trước khi đến đơn vị.

Quản lý dịch vụ, quầy và tài khoản nhân viên

Thông qua giao diện quản trị, Admin có thể quản lý nhiều thành phần của hệ thống, bao gồm:

• Quản lý người dùng: Quản lý tài khoản Admin và nhân viên/Queue Manager.
• Quản lý dịch vụ: Thêm, xóa và điều chỉnh thông tin các dịch vụ.
• Quản lý quầy: Thêm, xóa và cập nhật thông tin các quầy phục vụ.
• Quản lý khách hàng: Theo dõi thông tin những khách hàng đã đăng ký lịch hẹn.

Việc phân chia chức năng quản trị giúp đơn vị kiểm soát hệ thống tập trung và dễ dàng cập nhật khi có thay đổi về dịch vụ hoặc tổ chức quầy.

Thống kê, báo cáo dữ liệu phục vụ

Phần mềm cung cấp khu vực Report để thống kê tình hình phục vụ. Admin có thể theo dõi các dữ liệu như tổng số khách hàng đăng ký, số khách đã được phục vụ và số trường hợp bị hủy bỏ. Hệ thống cũng hỗ trợ biểu đồ để so sánh lượng khách đăng ký giữa các ngày.

Ngoài ra, Dashboard cung cấp thông tin về số khách đăng ký theo ngày, tuần, tháng hoặc năm, đồng thời hỗ trợ xuất dữ liệu thành file Excel để thuận tiện cho việc tổng hợp và phân tích.

Thu thập đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng

Sau khi hoàn tất quá trình phục vụ, khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ thông qua màn hình tablet tại quầy. Dữ liệu đánh giá được phần mềm tổng hợp trong mục Feedback, bao gồm thông tin khách hàng và điểm đánh giá.

Đây là nguồn dữ liệu giúp ban quản lý theo dõi phản hồi thực tế từ khách hàng. Từ đó có thêm cơ sở để đánh giá chất lượng phục vụ và xác định những nội dung cần cải thiện.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm gọi số xếp hàng tự động

Việc triển khai phần mềm gọi số xếp hàng tự động giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức quy trình tiếp nhận khách hàng khoa học hơn. Góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng phục vụ khách hàng.

• Giảm thời gian chờ đợi: Khách hàng chủ động lấy số và theo dõi lượt phục vụ, hạn chế phải xếp hàng tập trung tại quầy.
• Hạn chế tình trạng chen lấn, mất trật tự: Hệ thống tự động cấp và gọi số theo thứ tự, giúp quá trình phục vụ diễn ra rõ ràng, minh bạch.
• Tự động hóa quy trình tiếp nhận: Hỗ trợ lấy số, phân luồng khách hàng theo dịch vụ và điều phối đến từng quầy phù hợp.
• Nâng cao hiệu suất nhân viên: Nhân viên dễ dàng gọi, gọi lại, bỏ qua hoặc chuyển lượt khách hàng trực tiếp trên phần mềm.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Màn hình hiển thị và hệ thống âm thanh giúp khách hàng dễ dàng theo dõi số thứ tự và nhận biết khi đến lượt.
• Hỗ trợ quản lý và thống kê: Dữ liệu về lượt khách, thời gian phục vụ và tình trạng hàng chờ được tổng hợp. Hỗ trợ ban quản lý theo dõi hoạt động và lập báo cáo.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp: Hệ thống xếp hàng tự động tạo quy trình phục vụ hiện đại, đồng bộ. Và phù hợp với các mô hình ngân hàng, bệnh viện, trung tâm hành chính, doanh nghiệp và nhiều đơn vị dịch vụ khác.

Phần mềm gọi số xếp hàng tự động kết hợp với những thiết bị nào?

Phần mềm kết hợp với nhiều thiết bị để tạo thành hệ thống xếp hàng tự động đồng bộ:

• Kiosk lấy số: Khách hàng tự chọn dịch vụ và lấy số thứ tự.
• Máy in phiếu: In phiếu số sau khi khách hàng lấy số.
• Màn hình hiển thị: Hiển thị số đang gọi và quầy phục vụ.
• Loa gọi số: Phát thông báo số thứ tự và quầy khi đến lượt.
• Máy tính tại quầy: Nhân viên thao tác gọi, gọi lại, bỏ qua hoặc chuyển số.
• Thiết bị đánh giá: Thu thập phản hồi và mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mạng và máy chủ: Kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm và các thiết bị.

Nhà cung cấp phần mềm gọi số xếp hàng tự động uy tín tại Việt Nam

ATPro Corp cung cấp giải pháp phần mềm gọi số xếp hàng tự động kết hợp giữa phần mềm quản lý và hệ thống thiết bị phần cứng. Giải pháp được thiết kế, cấu hình và triển khai theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, bệnh viện, ngân hàng, cơ quan hành chính và các đơn vị dịch vụ.

Với năng lực phát triển phần mềm và giải pháp tự động hóa, ATPro Corp cung cấp đồng bộ các thiết bị như kiosk lấy số, máy in phiếu, màn hình hiển thị, loa gọi số và máy tính tại quầy. Hệ thống được tư vấn và thiết kế theo quy mô, số lượng quầy và quy trình phục vụ của từng đơn vị.

Bên cạnh triển khai hệ thống, ATPro Corp còn hỗ trợ bảo hành, bảo trì và nâng cấp khi khách hàng có nhu cầu mở rộng hoặc thay đổi quy trình vận hành. Liên hệ ATPro Corp để được tư vấn giải pháp phần mềm gọi số xếp hàng tự động phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của đơn vị.

Xem thêm: Nhà cung cấp kiosk xếp hàng uy tín tại Việt Nam

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Giải pháp Kỹ thuật Ấn Tượng

Điện thoại: 028.3842.5001

Email: info@atpro.com.vn

Website: www.atpro.com.vn